General terms and conditions
För avtal som kunder träffar med United Spaces Network Offices AB gäller dessa allmänna villkor. United Spaces har rätt att ändra och uppdatera allmänna villkor under avtalstiden. Aktuella allmänna villkor återfinns alltid på www.unitedspaces.com. Det åligger kunden och medlemmen att följa vid var tid gällande allmänna villkor.
1 AVTALET MED UNITED SPACES
1.1 Definitioner
Med ”Medlemsföretag” avses den kund som ingått avtal med United Spaces om tjänster av viss omfattning.
Med ”Medlemskap” avses det avtal, inkluderande dessa allmänna villkor, som träffas mellan Medlemsföretag och United Spaces avseende utnyttjande av tjänster som United Spaces tillhandahåller.
Med ”Medlem” avses utpekad fysisk person som genom Medlemskap ges tillgång till United Spaces tjänster av viss omfattning. Med ”Gäst” avses fysisk person som, utan att vara Medlem, vid enstaka tillfällen besöker Medlem i United Spaces lokaler. United Spaces tillhandahåller till Medlemsföretag följande tjänster som närmare specificeras i vid var tid gällande produktblad för respektive tjänst;
-”Lounge”
-”Eget Kontor”
-”Eget Skrivbord”
– “Konsult”
– “Tilläggstjänster”
1.2 Medlemskapets syfte och natur
Syftet med Medlemskapet är United Spaces tillhandahållande av en mötesplats där Medlemsföretaget ges möjlighet att skapa affärskontakter. United Spaces erbjuder nätverkstjänster, en kreativ arbetsmiljö och tillgång till teknisk utrustning. Ersättning som Medlemsföretag betalar till United Spaces utgör avgift för de olika tjänster och produkter som United Spaces tillhandahåller. United Spaces har den exklusiva rätten att bestämma över lokalerna, vem som ska äga tillträde till lokalerna och när tillträde får ske.
1.3 Onlineköp av medlemskap
Uppsägningstiden för medlemskap i Lounge och Eget Skrivbord är två (2) kalendermånader. Uppsägning måste ske skriftligt.
Vid onlineköp av Lounge eller Eget Skrivbord debiteras en månadsavgift omedelbart. Vid förlängning av avtalsperioden krävs undertecknande av ett avtal, och då gäller uppsägningstiden.
Eventuella avvikelser från uppsägningstiden ska dokumenteras och i avtalet mellan parterna. I händelse av några konflikter mellan uppsägningsbestämmelserna i avtalet och de allmänna villkoren, ska de specifika bestämmelserna i avtalet gälla och ha företräde.
1.4 Överlåtelse av Medlemskapet och årlig justering av månadsavgifter
Medlemsföretaget får inte överlåta Medlemskapet till annan part. United Spaces kan, när som helst, överlåta sina rättigheter och skyldigheter i enlighet med Medlemskapet till annan part.
Fast uppräkning av månadsavgift
United Spaces ska den 1 januari varje år justera samtliga överenskomna månadsavgifter pris för Medlemskapet enligt följande. De vid var tid utgående månadsavgifterna (dvs månadsavgifter uppräknade enligt denna punkt) räknas årligen upp med en procentsats om fyra (4) procent.
Uppräkning av månadsavgift enligt index
Om en justering av överenskommet pris för Medlemskapet enligt beräkning nedan blir lägre än den årliga fasta uppräkningen enligt ovan har Medlemsföretaget rätt att välja att överenskommet pris för Medlemskapet ska justeras i enlighet med nedan indexklausul i stället.
Föregående års (i förekommande fall justerade) pris för Medlemskapet ska räknas upp med den procentsats med vilken senast fastställda oktoberindex enligt Statistiska Centralbyråns Konsumentprisindex (totalindex med år 1980 = 100), har stigit i förhållande till oktoberindex (för samma index) året dessförinnan. Om Medlemskap börjat löpa under tiden 1/1-30/6 sker första justeringen den 1 januari nästföljande kalenderår. Priset för Medlemskap anses då anpassat till indextalet för oktober månad året innan Medlemskapet börjat löpa. Om Medlemskapet börjat löpa under tiden 1/7–31/12 sker första justeringen den 1 januari det kalenderår som följer på nästkommande kalenderår. Priset för Medlemskap anses då anpassat till indextalet för oktober månad samma år som Medlemskapet börjat löpa. Om index skulle ha sjunkit under de angivna perioderna ska ingen justering ske
1.5 Hanteringen av personuppgifter
Medlemsföretaget är ansvarig att följa vid var tid tillämplig dataskyddslagstiftning. Medlemsföretaget ska på begäran tillhandahålla United Spaces de personuppgifter som är nödvändiga för att United Spaces ska kunna leverera avtalade tjänster. För tillhandahållande av tjänster måste exempelvis Medlemmars namn och det Medlemsföretag de företräder registreras hos United Spaces både vid reception och vid huvudentrén till lokalerna.
United Spaces behandlar personuppgifter främst i syfte att kunna fullgöra och administrera United Spaces rättigheter och skyldigheter enligt Medlemskapet, men även för andra specifika ändamål såsom till exempel kundundersökningar och marknadsföring, och är personuppgiftsansvarig för behandlingarna. För fullständig information om vilka personuppgifter United Spaces behandlar, ändamål med behandlingarna, laglig grund för behandlingarna, hur uppgifterna gallras och den registrerades rättigheter hänvisas till vår Integritetspolicy.
Medlemsföretaget ansvarar för att denna information lämnas till Medlemmar och kontaktpersoner, representanter eller andra individer vars personuppgifter kan komma att behandlas i samband med Medlemskapet.
2 UNITED SPACES EGENDOM
2.1 Omsorg om egendomen
Medlemsföretaget ansvarar för att dess Medlemmar och Medlemmars Gäster är aktsamma om alla delar i lokalerna, dess utrustning, inredning och möbler.
Medlemsföretaget äger inte rätt att utan United Spaces tillstånd på något sätt förändra lokalerna och dess utrustning och möblemang.
2.2 Nycklar och säkerhet
Utfärdande av nycklar, passerkort eller andra behörighetshandlingar för Medlems tillträde till United Spaces lokaler och utnyttjande av tjänster sker på det sätt som United Spaces vid var tid anvisar. Nycklar eller passerkort tillhör United Spaces och det är inte tillåtet att göra kopior av dessa eller låta någon annan använda dem utan United Spaces tillstånd. Borttappat passerkort eller nyckel ska omedelbart rapporteras till United Spaces och Medlemsföretaget är ansvarigt för kostnader som kan uppkomma avseende byte av lås.
Om Medlem vid besök i United Spaces lokaler har glömt sitt passerkort/behörighetshandling kan United Spaces under tiden då receptionen är öppen ombesörja att ny behörighetshandling utfärdas mot en kostnad för Medlemsföretaget i enlighet med vid var tid gällande prislista. Medlemsföretaget ska tillse att lokaler som Medlemmar genom Medlemskapet har tillgång till är låsta när ingen vistas i lokalerna. Medlemsföretaget är ansvarigt för förlust av egendom som tillhör United Spaces om lokal inte var låst när förlusten inträffade. Borttappade lånekort debiteras med 300SEK
3 UNITED SPACES ANSVAR
3.1 Omfattningen av United Spaces ansvar
United Spaces har inget ansvar gentemot Medlemsföretaget för förlust eller skada som Medlemsföretaget lider hänförligt till Medlemskapet, om inte United Spaces har orsakat förlusten eller skadan avsiktligt eller vårdslöst. United Spaces har inte något ansvar för Medlemsföretagets förlust eller skada på egendom som Medlemsföretaget förvarar i United Spaces lokaler, om inte särskilt avtal om förvaring träffats med Medlemsföretaget.
United Spaces ansvarar inte för förlust eller skada som beror på omständighet som United Spaces inte kan råda över och som förhindrar, fördröjer eller försvårar dess fullgörande, såsom exempelvis krig, sabotage, vattenskada, eldsvåda, naturkatastrof, översvämning, avbrott i allmänna kommunikationer, avbrott i den allmänna energiförsörjningen, inbrott, dataintrång, mekaniskt driftstopp, strejk, uppsägning av United Spaces lokaler, brister eller förseningar av leveranser från leverantör eller underleverantör som har sin grund i sådana omständigheter eller därmed jämställd omständighet.
Anser Medlemsföretaget att United Spaces inte levererat en tjänst i enlighet med avtalade villkor ska Medlemsföretaget skriftligen meddela United Spaces detta och ge United Spaces skälig tid till rättelse. United Spaces har inget ansvar för förlust eller skada om inte Medlemsföretaget skriftligen informerat United Spaces om det inträffade och United Spaces har fått rimlig tid att rätta till felet. Under inga förhållanden har United Spaces ansvar för förlust eller skada som meddelas United Spaces senare än tre månader efter det att Medlemsföretaget eller Medlemsföretagets Medlemmar fick kännedom om skadan eller förlusten. Om United Spaces är ansvarigt för att ha underlåtit att tillhandahålla en avtalad tjänst till Medlemsföretaget ska United Spaces, med förbehåll för nedanstående undantag och begränsningar, betala de faktiska och rimliga kostnaderna som Medlemsföretaget åsamkats genom att tjänsten införskaffats från alternativ källa.
3.2 Undantag för indirekt skada m.m.
United Spaces ansvarar inte under några omständigheter för förlorad affär, vinstbortfall, förlorade förväntade besparingar, förlust av eller skada på data, krav från tredje part eller annan indirekt skada eller förlust.
3.3 Beloppsmässig begränsning av United Spaces ansvar
Under alla förhållanden är United Spaces ansvar begränsat till 100 % av samtliga avgifter, dock högst 100 000 kr, som Medlemsföretaget enligt avtal med United Spaces erlagt till och med den dag då skadan uppstod.
4 MEDLEMSFÖRETAGETS ANVÄNDNING AV LOKALERNA OCH ANSVAR
4.1 Medlemsföretagets och Medlemmars användning av lokalerna och kontorsutrustning
Medlemsföretaget får genom sina Medlemmar endast använda United Spaces lokaler i enlighet med Medlemskapet. Det är således inte tillåtet att använda lokalerna på ett sätt som innebär frekventa besök från allmänheten. Medlemsföretaget får inte bedriva med United Spaces konkurrerande verksamhet. Medlemsföretaget och dess Medlemmar får inte utan United Spaces tillstånd förändra eller göra några ingrepp i de lokaler som tillhör United Spaces. Sådana åtgärder omfattar exempelvis målning, fästande av saker på väggar, utbyte av de möbler som finns i lokalerna och tillförande av egna möbler m.m. Medlemsföretagets varumärke/logotyp får endast genom United Spaces försorg göras synlig på anvisad plats.
Medlemsföretaget ska tillse att dess Medlemmars datorer är kompatibla med det nätverk och skrivare som United Spaces erbjuder. Det är inte tillåtet att utan United Spaces skriftliga tillstånd använda eget bredband/internet, annan kontors- eller teknisk utrustning såsom exempelvis egen server, trådlös lagringsenhet, accesspunkt i lokalerna.
Om Medlem genom Medlemskapet ges möjlighet att utnyttja United Spaces övriga arenor som finns tillgängliga på andra orter får sådan möjlighet utnyttjas vid fem tillfällen per månad. Vid besök i sådan annan arena ska Medlem följa lokala regler. Icke utnyttjat besök sparas inte till månaden efter.
4.2 Öppettider
Medlemsföretaget får genom sina Medlemmar använda United Spaces lokaler under de öppettider som United Spaces vid var tid skriftligen meddelar. Såvida inte annat har meddelats är United Spaces lokaler tillgängliga att nyttja alla dagar kl [05.00 till 00.00].
4.3 Närmare avseende Medlemsföretagets ansvar för lokalerna och kontorsutrustning
Om Medlemsföretaget, dess Medlemmar eller Gäster orsakar skada på United Spaces egendom eller IT-nätverk är Medlemsföretaget ansvarigt för att ersätta United Spaces för de kostnader som uppkommer för United Spaces. Medlemsföretaget ansvarar för att inneha adekvat försäkring för den verksamhet som bedrivs i United Spaces lokaler för att skydda sin egendom och i förhållande till sina Medlemmar och Gäster. Borttappade konferensnycklar debiteras mot en kostnad av 300SEK.
Medlemsföretaget har till säkerhet för det rätta fullgörandet av samtliga sina förpliktelser enligt Medlemskapet och lag lämnat en deposition till United Spaces. Depositionen omfattar även lagstadgade inkassokostnader, rättegångskostnader, avhysningskostnader, kostnader för betalningspåminnelse, kostnader i mål som handlagts vid kronofogdemyndigheten enligt lag om betalningsföreläggande och handräckning samt ränta enligt lag på ovan angivna belopp och andra kostnader som United Spaces åsamkas. Om United Spaces väljer att ta hela eller del av depositionen i anspråk ska Medlemsföretaget vid anfordran omedelbart fyllnadsbetala det belopp som ianspråktagits. När United Spaces kan konstatera att Medlemsföretaget har fullgjort samtliga skyldigheter som depositionen gäller som säkerhet för och Medlemskapet har upphört att gälla ska United Spaces återbetala depositionen – eller kvarvarande del därav till Medlemsföretaget.
4.4 Särskilt avseende Gäster
Om Medlem ska ha möte med fler än fyra Gäster ska ett mötesrum bokas. Medlemsföretaget ansvarar för Medlems Gäster. Gäst har inte rätt till tillträde till lokalerna om inte den Medlem Gästen ska besöka vistas i lokalerna. Gäster kan efter avslutat möte stanna för att arbeta i lokalerna till en kostnad som framgår av prislista som vid var tid tillhandahålls av United Spaces. Medlemsföretaget är skyldigt att erlägga denna kostnad för sina Medlemmars Gäster.
4.5 Särskilt avseende möten och övriga ”betala när du använder tjänster”
Bokning av mötesrum och beställning av andra ”betala när du använder tjänster” sker på det sätt som United Spaces vid var tid anvisar. Mötesrum kan bokas i mån av tillgång. Efter mötet ska rummet återställas i samma skick som det var i innan mötet. All mat och dryck som förtärs vid möten i United Spaces lokaler tillhandahålls exklusivt av United Spaces. Avgifter för möten och ”betala när du använder tjänster” ska betalas mot faktura, med betal- eller kreditkort eller swish.
4.6 United Spaces tillgång till lokalerna och möjlighet att ändra dessa
United Spaces äger rätt att ändra storleken och utformningen av de lokaler som Medlem har tillgång till enligt Medlemskapet. Medlemsföretaget har genom Medlemskapet inte en exklusiv rätt till viss lokal. United Spaces har därför rätt att anvisa Medlemsföretaget annan jämförbar lokal än den ursprungligen avtalade. Inför nämnda förändringar av lokalerna ska United Spaces, för att minimera den påverkan detta kan ha på Medlemsföretagets verksamhet, informera berörda Medlemsföretag i god tid före sådan förändring.
För det fall Medlemsföretaget kvarlämnar tillhörigheter i lokalerna i strid mot Medlemskapet förbehåller sig United Spaces att på Medlemsföretagets bekostnad omhänderta dessa tillhörigheter och, om inte Medlemsföretaget inom en månad har gjort anspråk på att få tillbaka egendomen, göra sig av med den. United Spaces anordnande av särskilda event, såsom inspiration, vidareutbildning och nätverkande, kan inverka på Medlemmars utnyttjande av lokalerna. United Spaces har alltid rätt att för städning, inspektion, underhåll, renovering eller annan liknande aktivitet få tillgång till samtliga utrymmen som Medlemsföretaget enligt Medlemskapet får utnyttja. United Spaces ska när man bereder sig tillträde till lokalerna alltid sträva efter att i möjligaste mån minimera påverkan på Medlemsföretagets affärsverksamhet.
4.7 Ersättning för anpassning av lokal
Om parterna har överenskommit om en anpassning av en för Medlemsföretaget särskilt avsedd area och Medlemsföretaget ska erlägga en ersättning för detta till United Spaces gäller följande såvida inte parterna skriftligen överenskommit om annat. Om Medlemskapet upphör innan överenskommen ersättning för anpassningen till fullo är betald ska Medlemsföretaget betala kvarstående belopp i sin helhet i samband med den sista betalningen för Medlemskapet, dock senast på Medlemskapets sista dag.
IT-relaterade anpassningar för ett Medlemsföretag ska alltid regleras i särskilt tilläggsavtal som ingås skriftligen mellan parterna.
4.8 Särskilt avseende moms
Momsfri verksamhet får inte bedrivas inom area som nyttjas exklusivt av Medlemsföretaget genom medlemskapet ”Private Office”. Om United Spaces eller fastighetsägarens avdragsrätt för ingående moms reduceras på grund av att arean nyttjas i en momsfri verksamhet, ska Medlemsföretaget fullt ut ersätta United Spaces för dennes skada. Ansvaret omfattar utöver United Spaces förlorade avdragsrätt samt kostnadsökningar till följd därav bland annat skadestånd som United Spaces ska erlägga till fastighetsägaren till följd av fastighetsägarens förlorade avdragsrätt samt kostnadsökningar till följd därav.
5 TRIVSELREGLER
Medlemsföretaget förbinder sig att tillse att dess Medlemmar och Gäster iakttar vid var tid gällande trivselregler.
6 KONSEKVENSERNA AV SEN ELLER UTEBLIVEN BETALNING/HÄVNING AV MEDLEMSKAP
6.1 Klagomål på faktura och påminnelseavgift
Klagomål på faktura ska framföras skriftligen till United Spaces inom tio dagar från fakturadatum.
Vid försenad betalning ska Medlemsföretaget betala dels ränta enligt räntelagen, dels ersättning för skriftlig betalningspåminnelse enligt lagstiftningen om ersättning för inkassokostnader m.m. Vid utebliven betalning förbehåller sig United Spaces rätten att inte tillhandahålla avtalade tjänster.
6.2 United Spaces rätt att häva Medlemskapet
United Spaces har rätt att häva Medlemskapet om Medlemsföretaget a) ansöker om konkurs, ställer in sina betalningar eller kan antas ha kommit på obestånd b) väsentligen åsidosätter sina skyldigheter enligt Medlemskapet och inte vidtar full rättelse inom 14 dagar efter skriftligt påpekande från United Spaces, eller c) dess Medlemmar eller Medlemmars Gäster väsentligt åsidosätter trivselregler eller regleringar i övrigt som framgår av Medlemskapet samt inte vidtar rättelse inom 14 dagar efter skriftligt påpekande från United Spaces.
Hävningsförklaring ska tillställas Medlemsföretaget på dess registrerade adress och översändas med rekommenderat brev utan mottagningsbevis. Hävningsförklaringen anses överlämnad när den överlämnas för postbefordran. Medlemskapet upphör att gälla 1 månad efter överlämnad hävningsförklaring.
Vid United Spaces hävning av Medlemskapet är Medlemsföretaget skyldigt att erlägga betalning för utestående kostnader och återstående avtalsperiod. Medlemsföretaget är även skyldigt att ersätta United Spaces för den skada som kan ha uppkommit på grund av Medlemsföretagets avtalsbrott.
7 SEKRETESS
Parterna förbinder sig att inte till utomstående, utan den andra partens skriftliga samtycke, lämna information om varken Medlemskapet eller om den andra partens verksamhet. United Spaces får inte i marknadsföringssyfte hänvisa till Medlemskapet utan Medlemsföretagets skriftliga godkännande. Parterna är emellertid inte förhindrade att lämna ut information som är allmänt känd på annat sätt än genom brott mot detta avtal eller det enligt lag, dom, myndighetsbeslut eller avtal med börs eller annan marknadsplats vid vilken part direkt eller indirekt är noterad föreligger skyldighet att lämna ut uppgift. Om United Spaces eller Medlemsföretaget åläggs att lämna sådan information ska information om utlämnandet omgående lämnas till den andra parten. Skyldigheten att inte lämna ut information om Medlemskapet är giltigt även efter det att Medlemskapet upphör att gälla.
8 TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTER
Svensk lag ska tillämpas vid tvister med anledning av Medlemskap. Eventuella tvister ska avgöras av Stockholms tingsrätt som första instans.