Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY (2024-04-11)

Introduktion

Vi på United Spaces Network Offices AB, org. nr 556668-1069, med tillhörande dotterbolag, härefter ”United Spaces”, värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög skyddsnivå vid all behandling av personuppgifter. All behandling som utförs av United Spaces sker i enlighet med tillämpning dataskyddslagstiftning. Inom EU/EES gäller från maj 2018, Dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation).

Om du skulle ha några frågor kring denna informationstext, eller om du vill utöva någon av dina rättigheter i enlighet med vad som anges nedan, kan du kontakta United Spaces. Kontaktinformation finns under rubriken ”Kontaktuppgifter” nedan.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och till vilket ändamål?

Vi på United Spaces behandlar personuppgifter som du själv har tillhandahållit oss i syfte att bearbeta och administrera förfrågningar från dig, eventuella avtal med dig, hantering av bokningar av konferensrum, hantering av in- och utpassering i våra lokaler, uppkoppling mot utrustning (exempelvis skrivare), receptionstjänster samt för att ge information och service. Detta kan exempelvis vara anmälan till våra event, tävlingsbidrag som annonseras bland annat på våra hemsidor och som du väljer att delta i eller prenumeration på vårt nyhetsbrev som du beställer.

Vi vill informera dig om att när du använder funktioner på våra hemsidor som möjliggör för dig att lägga upp information eller annat material, då kan även sådan information innehålla personuppgifter.

Vi behandlar följande personuppgifter. Det är olika personuppgifter vi behandlar beroende på ändamålet.

Namn
Telefonnummer
Adress
E-postadress
Titel/roll
Matpreferenser
Firmatecknare
Personnummer
IP-adresser
Platsdata
Användardata
Interaktioner i applikationer för medlemmar och gäster
Inkomstuppgifter
Betalningshistorik
Betalningsinformation
Kreditupplysningar från kreditupplysningsföretag
Köpinformation (till exempel vilken produkt eller tjänst som har beställts)
Passage-logg, passerkort / tag
Material från kameraövervakning

Dina personuppgifter kan komma att användas även för marknadsföring, uppföljningar samt för utveckling och förbättring av våra produkter och tjänster. I fall du inte vill ta del av marknadsföring och/eller erbjudanden, vänligen kontakta oss. Kontaktinformation finns under rubriken ”Kontaktuppgifter” nedan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

United Spaces behandlar dina personuppgifter för att administrera vårt avtalsförhållande eller förfrågningar med ditt företag eller din arbetsgivare (t.ex. för att säkerställa fullgörande av åtaganden enligt vårt avtal och för att skicka avier/fakturor) eller för att ingå ett eventuellt medlemskap med ditt företag eller din arbetsgivare, kommunicera med dig (t.ex. kring medlemskapet), för att utvärdera betalningsförmåga hos enskilda firmor, för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten genom t.ex. passagesystem och kameraövervakning samt för att utföra bolagsredovisning. Vänligen notera att kameraövervakning endast förekommer i vissa fastigheter och att det i sådana fall är tydligt angivet att kameraövervakning sker. Vidare behandlar United Spaces dina personuppgifter för hantering av bokningar av konferensrum, uppkoppling mot utrustning (exempelvis skrivare), receptionstjänster samt för att ge information och service. Detta kan exempelvis vara tävlingsbidrag som annonseras bland annat på våra hemsidor och som du väljer att delta i. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig (inklusive för att administrera sådana event t.ex. vad gäller deltagare, förtäring och matpreferenser) samt för att skicka marknadsföring om våra egna, eller andra bolag inom Castellum-koncernens, produkter och tjänster som vi bedömer kan vara av intresse. Vidare kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till de av våra leverantörer och samarbetspartners som vi bedömer kan vara av intresse, för att de ska kunna skicka marknadsföring om sina produkter eller tjänster.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter vid marknadskommunikation så som publicering av inlägg, bilder, filmer etc. på sociala medier (t.ex. Facebook, LinkedIn och Instagram) samt för publicering av inlägg, bilder och filmer för internt bruk (t.ex. på vårt intranät). Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter i sådant syfte kommer du att få särskild information om den personuppgiftsbehandlingen som det medför samt lämna särskilt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet. Därutöver kan vi även komma att behandla dina personuppgifter inom ramen för avtalsförhållandet för att möjliggöra bokning av resurser som konferensrum och parkering, hantering av behörigheter för att låsa upp delegerade dörrar, skapa och hantera användarkonton, för att kunna skicka relevant information, för att kunna förbättra funktionen i de applikationer vi använder samt för att kunna administrera annan närliggande funktionalitet på arbetsplatsen.

För våra leverantörer och samarbetspartners behandlar United Spaces även dina personuppgifter i syfte att administrera vår affärsrelation (inklusive för att säkerställa fullgörande av åtaganden, för hantering av fakturor, för uppföljning kring leveranser, etc.).

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

De företag vi anlitar får endast hantera dina uppgifter utifrån skriftliga instruktioner från oss.

Dina personuppgifter kan delas med följande tredje parter:

Transporter (logistikföretag och speditörer).
Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
Leverantörer och samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning.
Revisorer, myndigheter, försäkringsbolag, säkerhetsbolag, parkeringsbolag, samverkansorgan och inkassobolag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

United Spaces strävar efter att inte överföra uppgifter till ett land eller bolag som befinner sig utanför EU/EES. Vi använder dock tredjepartscookies på vår webbplats. Användandet av tredjepartcookies innebär att dina personuppgifter kan överföras till tredje part som befinner sig i ett tredje land (t.ex. USA). Du har möjlighet att själv begränsa användningen av cookies och du hittar mer information om detta i vår cookie-policy här https://unitedspaces.com/sv/cookies.

Vår och din användning av sociala medier innebär även att dina personuppgifter i regel överförs till tredje part som befinner sig i tredje land (USA). Du kan välja att inte samtycka till att synas i våra sociala medier, att inte följa oss eller att inte interagera med oss i sociala medier för att begränsa eller helt undvika att dina personuppgifter överförs till USA.

Överförs personuppgifter till tredje land (ex. USA) vidtar vi dock alltid lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter. Sådana lämpliga skyddsåtgärder kan bland annat vara:

att vi säkerställer att EU-kommissionen har beslutat att landet som personuppgifterna överförs till uppnår en “adekvat” skyddsnivå som motsvarar den skyddsnivå som dataskyddsförordningen säkerställer, vilket gäller för sociala medier som Facebook, Instagram och LinkedIn vilka alla är certifierade enligt EU-US Data Privacy Framework (DPF).
att vi ingår EU-kommissionens standardklausuler med mottagaren av personuppgifterna i tredje land. När personuppgifter överförs till tredje land med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler bedömer vi om det finns lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter. Om det krävs vidtar vi särskilda tekniska och organisatoriska åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen. Med anledning av amerikansk säkerhetslagstiftning finns dock en viss risk att amerikanska myndigheter, i syfte att bekämpa brottslighet eller försvara nationell säkerhet, kan bereda sig tillgång till personuppgifter som överförs till USA trots våra tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Du kan kontakta oss och begära att få en kopia på skyddsåtgärderna. Kontaktinformation finns under rubriken ”Kontaktuppgifter” nedan.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss tills de inte längre är nödvändiga med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om det inte finns särskilda krav i lagstiftning som innebär att uppgifterna måste sparas längre. Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss enligt nedan:

Personuppgifter som behandlas i bokföringssyfte (exempelvis utvärdering av betalningsförmåga hos enskild firma och underlag för bolagsredovisning) och skatteunderlag – åtta år efter avtalets upphörande eller från det att du eller din arbetsgivare upphörde att vara gäst eller medlem hos oss.
Personuppgifter som behandlas via kommunikation med dig och för att administrera avtalsförhållandet – så länge det är nödvändigt efter avtalets upphörande.
Personuppgifter som behandlas inför ett eventuellt avtalsförhållande – så länge du fortsatt är en kontaktperson för vår potentielle medlem eller gäst.
Personuppgifter som behandlas för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten genom t.ex. passagesystem – en månad (namn och passerkort / tag) efter avtalets upphörande samt 1 vecka (passage-logg) efter insamlingsdatum.
Eventuellt material från kameraövervakning – raderas efter sju dagar, men efter händelser som behöver utredas sker radering först när materialet inte längre behövs för utredningen.
Personuppgifter som behandlas för att administrera event – raderas efter avslutat event.
Personuppgifter som behandlas för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig eller marknadsföring – så länge du fortsatt är en medlem, gäst eller kontaktperson hos din arbetsgivare.
Personuppgifter som behandlas inom ramen för avtalsförhållandet med ditt företag eller din arbetsgivare – som längst till dess att avtalet har upphört eller sex månader efter att du eller din arbetsgivare senast använde våra tjänster.
Personuppgifter som behandlas inom ramen för avtalsförhållandet med ditt företag eller din arbetsgivare – som längst till dess att avtalet har upphört eller sex månader efter att du eller din arbetsgivare senast använde våra tjänster.

Vad har United Spaces för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter för att administrera vårt avtalsförhållande med ditt företag eller din arbetsgivare grundas på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalet och tillhandahålla överenskomna tjänster.

Behandlingen av dina personuppgifter för att utföra bolagsredovisning grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för detta syfte.

Behandlingen av dina personuppgifter för att kommunicera med dig, för att eventuellt ingå ett medlemskap med ditt företag eller din arbetsgivare, för att utvärdera betalningsförmåga hos enskilda firmor, för att skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event till dig, för att lämna till utvalda leverantörer och samarbetspartners för att de ska kunna skicka marknadsföring, för att administrera passerkort/tag och behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten grundas på en intresseavvägning. United Spaces anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör United Spaces berättigade intressen.

För det fall vi begär matpreferenser, vilket kan utgöra personuppgifter om din hälsa som utgör en särskild kategori av personuppgifter, baserar vi behandlingen på samtycke. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

Behandlingen av leverantörers eller samarbetspartners personuppgifter sker i syfte att hantera vår affärsrelation och görs med grund i en s.k. intresseavvägning.

Så här tänkte vi

United Spaces berättigade intresse vad gäller kommunikation med dig är att kunna kontakta dig i diverse frågor inom ramen för det förhållandet som föreligger mellan dig och United Spaces, t.ex. för att kommunicera kring medlemskapet, lokalerna, tjänsterna eller liknande information eller för att eventuellt ingå ett medlemskap med ditt företag eller din arbetsgivare. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. United Spaces gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom de personuppgifter som behandlas inte kan anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen och det ligger även i ditt intresse att få relevant information. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

United Spaces berättigade intresse vad gäller utvärdering av betalningsförmåga hos enskilda firmor är att bevaka våra intressen innan vi påbörjar en affärsrelation. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. United Spaces gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att United Spaces har ett starkt intresse av att behandla dessa uppgifter för att skydda sin verksamhet. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

United Spaces berättigade intresse vad gäller administration av passerkort/tag och behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten är att förhindra att obehöriga personer får tillgång till fastigheten samt förhindra inbrott, skadegörelse, stölder eller liknande. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. United Spaces gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att det är väldigt få personer inom United Spaces som har tillgång till dessa uppgifter att den risken ändå är begränsad. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

United Spaces berättigade intresse vad gäller behandlingen av kontaktuppgifter för att skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event till dig samt att skicka kontaktuppgifter till utvalda leverantörer och samarbetspartner för att de ska kunna skicka marknadsföring, är att hålla dig uppdaterad kring vad som händer i vår verksamhet samt för att underhålla den affärsförbindelse som skapats och hålla en fortsatt god relation med dig i egenskap av medlem eller gäst eller som kontaktperson för din arbetsgivare. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling skulle kunna innebära. United Spaces gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom du som medlem, gäst eller i din yrkesroll som kontaktperson för din arbetsgivare, bör kunna förvänta dig att vissa uppgifter behandlas i ovan nämnda syften. De personuppgifter som behandlas kan inte anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

United Spaces berättigade intresse vad gäller behandlingen av personuppgifter inom ramen för avtalsförhållandet samt för att kunna förbättra funktionen i de applikationer vi använder är att underlätta för medlemmar, gäster och dess anställda att administrera lokalen och de tjänster som erbjuds. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. De personuppgifter som behandlas kan inte anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

United Spaces berättigade intresse att behandla personuppgifter om leverantörer eller samarbetspartners är att kunna kontakta dig, underhålla den affärsrelation som skapats och hålla en fortsatt god relation med dig. United Spaces har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning United Spaces behandling skulle kunna innebära. United Spaces gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom kontaktpersoner i sin yrkesroll, bör kunna förvänta sig att vissa uppgifter behandlas i ovan nämnda syften. De personuppgifter som behandlas kan inte anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. United Spaces gör därför bedömningen att United Spaces har rätt att behandla personuppgifterna efter en intresseavvägning.

Dina personuppgifter behandlas även när vi sparar underlag för t.ex. vår bokföring (exempelvis alla betalningar) och skatteunderlag. Denna behandling grundas på vår skyldighet att fullgöra våra rättsliga förpliktelser.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada).

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas har du följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Mer information finns på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Rätt till information (registerutdrag)

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har dessutom rätt att få följande information:

ändamålet med behandlingen,
vilka typer av personuppgifter som behandlas,
vilka personuppgifterna har delats med, inklusive överföringar till tredjeland och vilka skyddsåtgärder som har vidtagits,
lagringsperiod,
dina rättigheter,
varifrån personuppgifterna kommer, och
om automatiserat beslutsfattande förekommer.

Om du begär tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig kommer du få en kopia på personuppgifterna. Eventuella extra kopior kan medföra en avgift baserat på administrativa kostnader. Om du begär personuppgifterna elektroniskt kommer vi normalt att tillhandahålla kopian av personuppgifterna i elektroniskt format, om inget annat önskas.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga personuppgifter som vi behandlar om dig. Beroende på ändamålet med behandlingen har du också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål raderar dina personuppgifter om:

uppgifterna inte längre är nödvändiga att behandla utifrån de ändamålen som uppgifterna samlades in,
du har återkallat ditt samtycke och behandlingen grundar sig på samtycke,
du invänder mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning och dina skäl att inte få uppgifterna behandlade väger tyngre än våra skäl att behandla personuppgifterna,
du har invänt mot direktmarknadsföring,
behandlingen är olaglig, och
radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi har en rätt att neka din begäran om radering för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om uppgifterna raderas på din begäran har vi en skyldighet att informera dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till om att du har begärt att personuppgifterna raderas.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter begränsas. Möjligheten till begränsning gäller om:

du bestrider personuppgifternas korrekthet (under tiden vi kontrollerar personuppgifternas korrekthet),
behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning,
vi inte längre behöver uppgifterna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
du har invänt mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning (under tiden som vi kontrollerar om våra skäl att behandla personuppgifterna väger tyngre än dina skäl att få uppgifterna raderade).

Om vi har begränsat behandlingen av dina uppgifter meddelar vi dig innan begränsningen av behandlingen upphör.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Om vi inte har ett skäl som väger tyngre än dina intressen får inte vi längre behandla dina personuppgifter efter en invändning.

Om du invänder mot direktmarknadsföring får inte vi längre behandla personuppgifterna för sådana ändamål.

Rätt till dataportabilitet

Om vår behandling av dina personuppgifter är automatiserad och grundar sig på samtycke eller avtal har du rätt att få ut uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har dessutom rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om det är möjligt har du rätt att begära att vi överför personuppgifterna direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

Kontaktuppgifter

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett sätt som står i strid med GDPR. Du hittar Integritetsskyddsmyndighetens kontaktuppgifter på www.imy.se.

United Spaces är ett dotterbolag till Castellum och har utsett samma dataskyddsombud som övriga bolag inom koncernen. Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta United Spaces dataskyddsombud på dso.castellum@insatt.com.

United Spaces Network Offices AB; org.nr 556668-1069
Adress: Box 190, 101 23 Stockholm
Telefonnummer: 08-692 65 00
E-post: gdpr@castellum.se