Hur kan vi undvika meningslösa möten?

Det pratade vår VD Emelie Mannheimer om med experterna Jörgen Dyssvold och Ann-Sofie Forsmark under årets första frukostsnackis på United Spaces!

Idag lägger chefer ca halva sin arbetstid (alltså flera år) på möten, där många av de mötesåren tydligen är helt meningslösa. Vad är det som gör att möten kan kännas som slöseri med tid? Enligt våra experter är de för att man inte tar hänsyn till de grundläggande sociala behoven hos deltagarna.

Med hjälp av SCARF-modellen fokuserar man på de sociala och känslomässiga faktorerna som påverkar människors beteende och prestationer i arbetslivet. Vad står då SCARF för?

Status (Status): Hur kan du se till så alla deltagare känner sig viktiga och värdefulla? Både i inledningen av mötet och under tiden. Människor är känsliga för hur de uppfattas i förhållande till andra. Beroende på om de känner sig överordnade eller underordnade gentemot sina kollegor kan deras beteende och prestationer påverkas.

Certainty (Säkerhet): Vilken tydlighet behöver deltagarna? (Det kan vara väldigt olika). Hur kan du underlätta genom att vara tydlig med när och hur mötet ska gå till. Osäkerhet och förändring kan utlösa stress och påverka produktiviteten och välbefinnandet.

Autonomy (Autonomi): Hur mycket kan deltagarna påverka mötet? Finns det viktiga preferenser att ta hänsyn till för att deltagarna ska känna en ökad delaktighet och ökat inflytande i hur mötet genomförs?

Relatedness (Relatering): Hur checkar ni in och kommer varandra närmre? Vi behöver känna att vi hör till innan våra hjärnor känner sig trygga med att ge sig på att ta in information, lösa problem, komma på kloka idéer och förslag.

Fairness (Rättvisa): Rättvisa kan handla om att mötestiden förläggs på ett sätt som är schysst, att talartid fördelas på ett bra sätt, att alla lyssnar på alla och även i dessa hybridtider- om att rätten att delta fysiskt eller digitalt upplevs rättvist.

Under frukostsnackisen pratade våra experter om att man genom att ta hänsyn till ovanstående punkter ökar produktivitet, kreativitet och inställningen hos deltagarna. Visst låter det bra?!

Läs några av de viktigaste tipsen som vi tog med oss från morgonen:

Förväntningar – vad förväntas av mig som mötesdeltagare? Är min roll i mötet tydlig?

Förberedelser – hur kan vi förbereda mötet på bästa sätt? Finns; agenda, syfte, rätt personer i bokningen, tid för förberedelser, uppföljning på satta actions? Om inte – utmana mötesbokaren!

Och för dig som bokar mötena:

Kliv ur “ditt skal” och utgå från mötesdeltagarna istället för dig själv.

Dra nytta av olikheterna och fånga upp dem. Så testa att variera vart mötena hålls då det kan ge helt olika resultat. Man vet aldrig, yogamattan är kanske det som funkar bäst för ett visst typ av möte, medan det klassiska mötesrummet bättre för det andra.

Glöm aldrig vikten av att gå in i ett möte med bra och rätt energi. Ta reda på hur du kan påverka mötesdeltagarna och dig själv före, under och efter.

Tydlighet med ramar och strukturer skapar trygghet och samhörighet, men gör er även mer effektiva.

Utmana dig själv och testa detta inför nästa möte!